Trello y Jira Software en ONGs: Potenciando la gestión de proyectos del Tercer Sector

Esta semana he podido dedicarme a una de las tareas que más disfruto: compartir el conocimiento acumulado tras años de trabajo con grandes organizaciones privadas a entidades del tercer sector. Entre los temas que han surgido en las conversaciones, uno ha despertado especial interés: qué herramienta resulta más adecuada para impulsar la transformación ágil en una ONG.

La respuesta no es trivial; depende del contexto, la madurez y las necesidades específicas de cada organización. Precisamente por ello he preparado este artículo, con el objetivo de analizar en profundidad los elementos clave que conviene considerar al elegir una herramienta de gestión del trabajo en una entidad sin ánimo de lucro.

En esta ocasión comparo Trello y Jira Software, dos soluciones de la familia Atlassian que cubren necesidades distintas y que, además, pueden utilizarse de forma gratuita o con descuentos de hasta el 75% para ONG. Vamos allá.

VENTAJAS DE UTILIZAR HERRAMIENTAS COMO TRELLO Y JIRA EN MI ONG

Implementar herramientas digitales como Trello y Jira puede transformar la forma en que una ONG gestiona sus proyectos. Ambos sistemas permiten centralizar la información y las tareas, reduciendo la dependencia de interminables cadenas de correos o hojas de cálculo dispersas. Por ejemplo, la organización humanitaria Kiva destaca que usar Atlassian les “permite enfocar su tiempo y esfuerzo en impulsar su misión en lugar de buscar información”. Esta centralización de datos agiliza la coordinación y evita la pérdida de tiempo en búsquedas, algo crítico cuando los equipos trabajan contra reloj en contextos humanitarios.

Otra ventaja clave es la transparencia y la colaboración en tiempo real. Tanto Trello como Jira permiten que todos en el equipo tengan visibilidad sobre el estado de las tareas y proyectos. Esto rompe silos de información y facilita la colaboración interdisciplinaria, incluso con voluntarios externos. Como resume un miembro de UNICEF, en operaciones de emergencia “no podemos perder tiempo reenviando cosas por email... Trello ayuda a que nuestras conversaciones y ejecución sean fluidas y eficientes”. La visibilidad en tiempo real significa que cualquier cambio o actualización es accesible al instante por todos, lo que acelera la toma de decisiones y mantiene alineados a los equipos pese a la distancia o los husos horarios.

Por último, el uso de herramientas ágiles empodera a las ONG para adoptar metodologías de trabajo más efectivas. La filosofía de mejora continua del mundo ágil se vuelve alcanzable con estas plataformas: se pueden crear tableros Kanban para visualizar flujos de trabajo, gestionar mejoras en los procesos, definir el trabajo a entregar en un periodo (sprints con tableros Scrum en Jira) y ganar predictivilidad que le permitira gestionar las espectativas de los interesados de una manera más acertada y realista.

JIRA VS TRELLO, ¿CÚAL ES MAS ADECUADO PARA MI ONG?

Aunque Trello y Jira comparten objetivos similares (mejorar la gestión del trabajo en equipo), presentan diferencias importantes en enfoque, facilidad de uso y alcance funcional. Comprender estas diferencias es importante para elegir la herramienta adecuada según el tipo de proyectos de tu ONG. A continuación, comparamos ambos en varios aspectos a tener en cuenta a la hora de escoger:

Facilidad de uso y adopción

Trello se destaca por su simplicidad y curva de aprendizaje casi nula. Su interfaz de tablero Kanban (con tarjetas movibles en listas) es muy intuitiva: cualquier usuario puede registrarse, crear un tablero y comenzar a organizar tareas en minutos. Esta accesibilidad es ideal para equipos pequeños, voluntarios o personal no técnico. De hecho, uno de los factores por los que el Centro de Innovación Global de UNICEF eligió Trello fue porque su formato de tablero-lista-tarjeta “era fácil de adoptar por miembros del equipo que no tenían formación en gestión de proyectos”. En una ONG, donde suele haber rotación de voluntarios y participantes, contar con una herramienta que no requiera capacitación especializada facilita enormemente la implementación. Trello permite que todos, desde un coordinador de proyecto hasta un voluntario ocasional, entiendan cómo colaborar: mover una tarjeta de “Por hacer” a “En progreso” es tan sencillo como arrastrar y soltar. Además, Trello ofrece una experiencia visual amigable y está disponible en español, con aplicaciones móviles y notificaciones, lo que ayuda a mantener a todo el equipo sincronizado sin complicaciones técnicas.

Por su parte, Jira Software es una herramienta más poderosa pero también más compleja de configurar y dominar. Originalmente concebida para seguimiento de incidencias en desarrollo de software, Jira ha evolucionado en una plataforma de gestión de proyectos adaptable a distintos equipos, pero mantiene un nivel de sofisticación mayor que Trello. Los usuarios nuevos pueden sentirse abrumados con conceptos como flujos de trabajo configurables, tipos de incidencias, campos personalizados, etc.

Sin embargo, Atlassian ha hecho esfuerzos por simplificar Jira para equipos de negocio y ofrece templates (plantillas) y rutas de aprendizaje específicas para no técnicos. Por ejemplo, existen cursos introductorios gratuitos de Jira orientados a ONG que cubren los fundamentos sin necesidad de conocimientos técnicos. Una vez superada la curva inicial, las ONG suelen encontrar mucho valor en Jira, pero es importante asignar tiempo a la capacitación del equipo o empezar con proyectos piloto sencillos.

Como conclusión, en este punto podemos decir que Trello gana en inmediatez y facilidad, mientras Jira requiere más configuración y aprendizaje, algo a considerar según la disponibilidad de capacidades técnicas en la organización.

Funciones avanzadas y personalización

En términos de funcionalidades avanzadas, Jira ofrece un conjunto mucho más amplio y granular de herramientas que Trello. Jira está diseñado para gestionar proyectos complejos de principio a fin: permite crear flujos de trabajo personalizados (con pasos de aprobación, por ejemplo), definir dependencias entre tareas, establecer campos específicos para cada tipo de incidencia (proyecto, tarea, bug, historia de usuario, etc.), y generar reportes avanzados de seguimiento. Para equipos de ONG que necesiten trazabilidad estricta o procesos formales, Jira resulta muy potente. Por ejemplo, un equipo de gestión de programas puede utilizar Jira para modelar el ciclo de vida de un proyecto de desarrollo comunitario: desde el registro de beneficiarios (como “tickets” en Jira) hasta tareas de implementación con estados personalizados (“En evaluación”, “Aprobado por donante”, “En ejecución”, “Finalizado”). Todas estas etapas pueden controlarse dentro de Jira, que facilita navegar por proyectos de cualquier escala y moverse por flujos de trabajo complejos con facilidad.

Jira también sobresale en la generación de reportes y dashboards avanzados. Los gestores en ONG valoran poder ver de un vistazo el progreso de múltiples proyectos, métricas de desempeño o asignación de recursos. Con Jira, es posible crear tableros Kanban o Scrum con métricas como velocidad de equipo, gráficos de burndown, o paneles que muestren cuántas tareas están retrasadas, etc. Estas capacidades vienen listas para usar o se configuran con pocos clics, proporcionando información en tiempo real para la toma de decisiones. Un caso ilustrativo es el de Bandhan Life (una organización social en India) que implementó más de 100 tableros en Jira para diversos departamentos; gracias a los filtros y paneles, eliminaron la necesidad de recopilar datos manualmente para reportes, ahorrando un 30% del tiempo dedicado a gestión de proyectos. Esto se traduce en menos tiempo preparando informes para donantes o juntas, y más tiempo ejecutando acciones de campo.

En contraste, Trello mantiene un enfoque deliberadamente sencillo, con menos funciones nativas avanzadas, aunque es muy flexible. Trello no tiene conceptos de sub-tareas nativas o dependencias rígidas entre tarjetas; sin embargo, su fortaleza radica en que es infinitamente moldeable. Los equipos pueden usar las tarjetas de Trello para prácticamente cualquier cosa (tareas, ideas, contactos de donantes, casos de beneficiarios, etc.) y crear sus propias convenciones. La naturaleza abierta de Trello permite que “podamos moldear y adaptar Trello a la forma en que nuestra organización piensa y se comporta, en lugar de intentar encajar nuestro equipo en una estructura predefinida”. Esta libertad creativa es ventajosa para ONG que requieren soluciones ingeniosas: por ejemplo, convertir un tablero en un CRM sencillo para seguimiento de donantes, o en un calendario editorial de redes sociales.

Además, mediante el uso de Power-Ups (integraciones y extensiones), Trello puede ampliar sus capacidades: hay Power-Ups para informes y gráficos, para gestión de formularios (recabar datos de voluntarios), para conexión con Google Drive, Slack, Mailchimp, etc. ,muchos de los cuales están disponibles con descuento o incluso gratuitos para ONGs . Si tu ONG necesita funcionalidades específicas sin salir de Trello, probablemente exista un Power-Up para ello (desde calendarios avanzados hasta automatizaciones con Butler). No obstante, es cierto que Trello carece de algunas características propias de Jira, como gestión robusta de dependencias o campos altamente personalizados, lo que puede limitarlo en proyectos extremadamente complejos.

Para resumir está parte sin entrar en mucho tecnisismo, podemos decir que: Jira ofrece mayor profundidad y personalización, adecuándose a procesos formales y escalables, mientras que Trello ofrece simplicidad y versatilidad, permitiendo adaptarse de manera creativa a muchas situaciones con la ayuda de integraciones. La elección dependerá de si se prioriza un control detallado del proceso (Jira) o la facilidad de improvisación y ajuste rápido (Trello).

Colaboración en equipo y comunicación

Tanto Trello como Jira están pensados para mejorar la colaboración, pero lo hacen con enfoques distintos. Trello brinda una experiencia de colaboración visual y en tiempo real muy dinámica. Cada tablero Trello es un espacio compartido donde todos los miembros pueden agregar tarjetas, adjuntar archivos, hacer comentarios y mover tareas conforme avanzan. Esta transparencia facilita que todos estén en la misma página. Por ejemplo, en un proyecto cooperación, un tablero Trello puede permitir que el coordinador vea en una columna todas las tareas “Pendientes”, y que diferentes subequipos (logística, médicos, voluntarios) arrastren sus respectivas tarjetas a “En curso” o “Completado” con actualizaciones visibles para todos. Esto reduce la duplicación de comunicaciones: en lugar de enviar correos para saber qué se hizo, uno mira el tablero. Además, Trello es excelente integrándose con herramientas de comunicación: con el Power-Up de Slack o Microsoft Teams, se pueden recibir notificaciones instantáneas cuando cambian las tarjetas, manteniendo a voluntarios y personal informados sin esfuerzo adicional.

Jira también promueve la colaboración, aunque dentro de un entorno más estructurado. Cada incidencia o tarea en Jira tiene su sección de comentarios, historial de cambios, y posibilidad de mencionar usuarios (@) para involucrarlos en una conversación. Asimismo, es posible suscribirse a notificaciones o ver feeds de actividad para seguir el progreso. Donde Jira brilla es en la colaboración inter-equipos en gran escala: permite que múltiples departamentos trabajen en el mismo proyecto manteniendo visibilidad de las dependencias. Por ejemplo, en Mary’s Meals, una ONG internacional enfocada en comedores escolares, Jira y Confluence actúan como la columna vertebral que conecta a más de 21 equipos en 16 países. Gracias a eso, sus equipos técnicos y programáticos pueden resolver problemas más rápido en todo el mundo, ya que comparten un mismo sistema donde registrar incidencias y actualizaciones.

Jira facilita crear dependencias y vínculos: una tarea de “comprar insumos” puede depender de otra de “aprobar presupuesto”, y el sistema refleja estas relaciones, algo útil cuando las tareas están repartidas entre un equipo financiero en la sede y un equipo de campo en otro país. Además, Jira ofrece herramientas como Confluence integradas (para documentación colaborativa) y paneles para revisión conjunta en reuniones. Un directivo de Bandhan Life comentó que con Jira “casi toda la comunicación de proyectos está capturada dentro de Jira, ayudando a que todos se sientan informados del progreso” y evitando información dispersa en emails ochats. Esto muestra cómo Jira puede actuar como un hub central de comunicación formal sobre proyectos, lo cual es muy valioso para ONG grandes donde la coordinación global y la trazabilidad son esenciales.

Podemos decir entonces que para equipos pequeños o colaboraciones abiertas, Trello ofrece una experiencia más ligera y espontánea, perfecta para lluvia de ideas, seguimiento diario y cultura de equipo (se usa incluso para planificar reuniones de equipo o encuestas internas). Para equipos numerosos o proyectos complejos, Jira proporciona mecanismos de comunicación más estructurados, ideales para asegurar que nada se pierda y que cada quien sepa exactamente qué debe hacer y cuándo, incluso en organizaciones con cientos de usuarios.

Cabe señalar que Atlassian entiende que ambas herramientas pueden complementarse: es posible, por ejemplo, que una ONG use Trello para la productividad personal de cada empleado o voluntario, y Jira para el seguimiento macro del proyecto; de hecho, existe integración nativa para ver listas de Jira dentro de Trello y sincronizarlas automaticamante. Esto significa que no es una elección exclusiva en todos los casos – algunas organizaciones encuentran útil emplear Trello y Jira conjuntamente para sacar provecho de lo mejor de ambos mundos, por eso muchas veces recomiento comenzar con Trello y escalar integrandolo con Jira cuando exista un nivel de madurez agil que lo requiera.

Escalabilidad y gestión de múltiples proyectos

En términos de escalabilidad, es decir, la capacidad de la herramienta para manejar un crecimiento en el número o tamaño de proyectos y equipos, Jira lleva la delantera. Jira está diseñado para proyectos empresariales y de gran envergadura. Puede gestionar cientos de proyectos simultáneamente dentro de una misma instancia, con miles de tareas abiertas, sin perder rendimiento. Permite organizar proyectos en carpetas o productos, configurar permisos a nivel granular por proyecto o por rol (ideal cuando se trabaja con socios o voluntarios externos a quienes se quiere dar acceso limitado), y realizar búsquedas filtrando por prácticamente cualquier criterio. Esto lo hace adecuado para ONG grandes o Asociaciones internacionales que requieren una vista consolidada de todo su portafolio de iniciativas.

Trello, por otro lado, funciona de maravilla para proyectos individuales o equipos pequeños, pero manejar decenas de proyectos a la vez en Trello puede volverse complicado. La filosofía de Trello es “un tablero por proyecto (o por equipo)”. Por lo tanto, una organización con 50 proyectos tendría 50 tableros separados. Si bien existen funcionalidades como la “Vista de Workspace” (en Trello Premium) para ver un panorama conjunto de múltiples tableros, Trello no ofrece, por defecto, reportes agregados de todos los proyectos ni la misma facilidad para mantener consistencia global (por ejemplo, asegurarse de que todos los proyectos usen las mismas etiquetas o fases). En la práctica, Trello puede escalar horizontalmente creando más tableros y agregando más miembros, y de hecho soporta hasta cientos de miembros en un Workspace colaborando. Muchas ONG medianas operan felizmente solo con Trello, incluso con decenas de tableros. Pero cuando se requiere control centralizado o seguimiento transversal, Jira proporciona mejores soluciones: permite vistas tipo portafolio, depende menos de la disciplina de los usuarios (puede forzar campos requeridos, flujos fijos), y maneja proyectos interdependientes con facilidad.

Un aspecto relacionado es la robustez en operaciones críticas. Jira (especialmente en su versión Data Center o Cloud Enterprise) ofrece garantías de alta disponibilidad, mejor manejo de permisos avanzados y opciones de integración con directorios corporativos, etc., que pueden ser importantes para ONG con cientos de empleados o con requisitos estrictos de seguridad. Trello Cloud ofrece un servicio estable y seguro también, pero es más ligero en ese sentido y sus controles de administración a nivel organización son más básicos comparados con Jira (que permite roles como administradores de proyecto, esquemas de permisos, etc.). Por fortuna, Atlassian ha hecho accesibles estas opciones incluso a ONG pequeñas a través de sus descuentos, una ONG puede crecer de usar Trello gratis a usar Jira Enterprise con un costo asumible gracias al programa nonprofit, asegurando que la tecnología no será un freno para su escalamiento en impacto.

TIPOS DE PROYECTOS IDEALES PARA CADA HERRAMIENTA

Dada la diferencia de enfoques, ¿qué tipo de proyectos se adaptan mejor a Trello o a Jira dentro del sector ONG?:

• Proyectos sencillos, creativos o de corta duración: Aquí Trello suele ser el ganador. Si tu ONG necesita una herramienta para organizar eventos benéficos, campañas puntuales, tareas de voluntarios o contenidos de comunicación, Trello ofrece justo lo necesario sin añadir complejidad. Por ejemplo, en una ONG medioambiental que organiza jornadas de reforestación, un tablero de Trello podría manejar la planificación del evento: listas de tareas “Antes del evento”, “Día de la plantación”, “Después del evento (seguimiento)”, con tarjetas para coordinar la logística (herramientas, permisos), la convocatoria de voluntarios y la difusión en prensa. Trello brilla en estos casos porque visualmente es muy claro y todos los involucrados (incluyendo voluntarios externos) pueden participar con solo una invitación al tablero. Otro caso son los proyectos educativos o talleres: una pequeña fundación educativa puede usar Trello para planificar sus clases o programas, con tarjetas para cada sesión formativa, adjuntando en cada tarjeta los materiales PDF e indicando responsables. La versatilidad de Trello le permite adaptarse desde un proyecto de marketing (por ejemplo, un calendario de publicaciones en redes sociales) hasta un proyecto operativo simple (seguimiento de donaciones recibidas y agradecimientos enviados).

• Proyectos complejos, de largo plazo o multifacéticos: En estos, Jira suele ser más apropiado. Pensemos en un programa humanitario multifase, como el desarrollo de un sistema de agua potable en varias comunidades, que involucra ingeniería, capacitación local, evaluaciones de impacto y reportes a financiadores. Probablemente convenga modelarlo en Jira, dividiéndolo en epics (etapas grandes: diseño, construcción, evaluación), con tareas y subtareas para los componentes técnicos, sociales y administrativos. Jira permitirá asignar subtareas a distintos departamentos (ingeniería vs. educación sanitaria), establecer dependencias (no se puede iniciar la construcción hasta tener aprobados los permisos, por ejemplo) y mantener un registro histórico de cambios y decisiones. Asimismo, Jira es ideal cuando un proyecto requiere seguimiento riguroso de indicadores o entregables. Muchas ONG tienen compromisos de reportar métricas de impacto a sus donantes; con Jira se podría, por ejemplo, llevar un proyecto de “Seguimiento de Impacto” donde cada indicador clave es una tarea que se actualiza mensualmente, quedando todo documentado y con gráficos de progreso.

• Procesos internos y operativos de la ONG: Aquí la decisión puede variar. Si se trata de procesos simples y repetitivos (p.ej., aprobación de micro-donaciones, listado de tareas administrativas semanales), Trello puede funcionar con checklists y automatizaciones sencillas. Pero para procesos internos más complejos, imaginemos la gestión de casos en una ONG de salud que atiende pacientes, o el manejo de solicitudes de voluntariado en una organización grande, Jira Service Management (la variante de Jira para mesas de servicio) puede ser más eficaz. Un caso real es el de Mercy Ships, una ONG que opera barcos-hospital: ellos utilizan Jira Service Desk para manejar solicitudes de TI, solicitudes de mantenimiento en el barco, gestión de almacenes y logística de envío de contenedores de suministros a sus buques, ¡incluso el seguimiento de la producción agrícola en su base terrestre!. Centralizando estos procesos en Jira, Mercy Ships logra tener control sobre un volumen enorme de tareas operativas, con flujos de aprobación integrados y visibilidad para la gerencia de que todo está atendido. Si tu ONG necesita gestionar tickets de soporte interno, aprobaciones o flujos multi-departamentales (como recursos humanos, compras, seguimiento de beneficiarios con distintos pasos), Jira proporcionará la estructura necesaria para que nada se pierda.

Entonces podemos decir que Trello encaja mejor en proyectos ágiles, colaborativos y fácilmente divididos en tareas visuales, típicos de iniciativas acotadas o creativas. Jira destaca en proyectos que requieren control detallado, múltiples etapas formales y la orquestación de diversos equipos o áreas, típicos de programas de mayor envergadura o con rendición de cuentas estricta. No hay una regla rígida: muchas ONG utilizan Trello para unos proyectos y Jira para otros, según la naturaleza de cada uno. Identificar la complejidad y necesidades de reporte/colaboración de cada iniciativa ayuda a decidir la herramienta adecuada.

DESCUENTO DE ATLASSIAN PARA ONGs

Un factor determinante para las organizaciones sin fines de lucro es el presupuesto. Conscientes de ello, Atlassian ofrece un generoso programa de descuentos para facilitar que las ONG accedan a sus herramientas. En la actualidad, las ONG calificadas pueden obtener un 75% de descuento en las suscripciones cloud de Atlassian en planes Standard y Premium. Esto incluye productos tan esenciales como Trello Premium, Jira Software, Confluence, Jira Service Management, Bitbucket y más. En la práctica, significa que una ONG puede desbloquear las funciones avanzadas de estos servicios pagando solo una cuarta parte del precio comercial. Por ejemplo, Trello Premium (con tableros ilimitados, vistas de calendario, dashboard, etc.) tendría un costo muy reducido para una entidad sin ánimo de lucro gracias a este descuento del 75%. Todos los productos cloud de Atlassian están cubiertos bajo esta iniciativa, salvo algunas excepciones, y también los add-ons del Marketplace adquiridos vía Atlassian reciben el mismo descuento.

Para aprovechar estos descuentos, la ONG debe verificar su elegibilidad mediante una solicitud sencilla. Atlassian requiere que la organización sea no gubernamental, no comercial (sin fines lucrativos) y no política, y esté reconocida legalmente como entidad caritativa en su país. Existen criterios específicos (por ejemplo, ciertas entidades educativas gubernamentales o asociaciones profesionales pueden quedar fuera), pero en general la mayoría de ONG independientes califican. Atlassian se apoya en la plataforma GoodStack para validar rápidamente las solicitudes, proceso que suele demorar apenas 2-3 días. Una vez aprobada, la ONG recibe una Community License que aplica el descuento automáticamente a sus suscripciones presentes y futuras. Además, Atlassian ofrece licencias Data Center gratuitas al 100% para ONG que prefieran o requieran instalar los productos en sus propios servicios (esto es útil para organizaciones que por seguridad o conectividad necesiten entornos auto-gestionados).

Este programa de descuentos de Atlassian representa una oportunidad estratégica para que las organizaciones sin fines de lucro accedan a herramientas de primer nivel sin comprometer su presupuesto. La combinación de precios reducidos, funcionalidades avanzadas y un proceso de validación ágil permite que cualquier ONG preparada para dar un salto en su madurez digital pueda hacerlo con garantías y con un coste muy contenido.

Si tu organización está valorando qué herramienta elegir, necesita acompañamiento en la implantación o desea gestionar la solicitud de los descuentos de Atlassian con mayor seguridad y eficacia, el Instituto Agile puede apoyarte en todas las fases. Desde el análisis del contexto, la selección de la solución adecuada y la configuración inicial, hasta la gestión completa del proceso de acceso al programa de beneficios para ONG.

Ponte en contacto y te ayudaremos a sacar el máximo provecho a estas oportunidades.