top of page

Kanban,¿cómo visualizar el flujo de trabajo?.

Actualizado: 18 feb 2021

Kanban nace como una herramienta que forma parte del sistema de producción Toyota, para ayudar a construir JIT, uno de los pilares del TPS.

A pesar de sus inicios fuera del mundo del desarrollo de software y de la agilidad, hoy Kanban es uno de los marcos de trabajo más populares en el mundo del desarrollo de software Agile y DevOps .

David J. Anderson el encargado de dar forma a Kanban para la utilización en trabajos del conocimiento reconoció 5 prácticas centrales en su aplicación.

  • Visualizar

  • Limitar el trabajo en curso

  • Dirigir y gestionar el flujo

  • Hacer las Políticas de Proceso Explícitas

  • Utilizar modelos para reconocer oportunidades de mejora

 
 

VISUALIZAR EL FLUJO DE TRABAJO

Kanban es un método de la filosofía Lean Manufacturing que de manera visual permite gestionar y procesar el flujo de trabajo, de manera que no se acumulen las actividades pendientes y se maximice la eficiencia o el flujo de trabajo. La aplicación de esta herramienta se traduce en la reducción de la duración de un proyecto, implicando que disminuya también la intervención de cada trabajador o miembro del equipo.

Este método se puede aplicar a casi cualquier tipo de industria, lo que ha permitido que esta metodología sea cada vez más popular y usada por todo tipo de equipos y empresas, como es el caso del software, cada vez son más empresas de esta rama que deciden incluir esta técnica en sus operaciones diarias.


¿QUE ES EL FLUJO DE TRABAJO?

Un flujo de trabajo es una secuencia de tareas y actividades que procesa un conjunto de datos desde el inicio de un trabajo hasta su culminación. Los flujos de trabajo existen en todo tipo de empresas e industrias, cada vez que se transmiten datos entre trabajadores y / o sistemas, inicia lo que se llama un flujo de trabajo.

Los flujos de trabajo les permiten a los usuarios entender cuáles son las rutas que describen cómo algo pasa de deshacerse a hacerse, es decir de materiales a producto terminado.


¿CÓMO VISUALIZAR EL FLUJO DE TRABAJO?

La visualización del flujo de trabajo es una etapa crítica para el éxito del equipo y es el aspecto más importante del Método Kanban.

Crear un mapa desde cero, de un proceso, puede parecer una tarea complicada sobre todo en el ámbito laboral, en el cual usualmente intervienen muchos aspectos y agentes. Es posible que el equipo no sepa como empezar con la gran cantidad de trabajo que implica la creación de, en el caso de hostelería, un servicio.

Existen varios sencillos pasos necesarios a seguir para completar el ejercicio de visualización del flujo de trabajo correspondiente, para iniciar una implementación del modelo Kanban.


Paso 1: Identificar el Flujo de Valor

Primero se debe identificar y conocer el punto de inicio y el punto final del proceso. Las operaciones comerciales pueden abarcar varios procesos interrelacionados, por lo que es importante precisar primero en cuál de estos procesos se centraría inicialmente el sistema Kanban.

Es importante enfocarse en los pasos del proceso que proporcionan valor agregado al momento de iniciar y culminar un trabajo. Es importante tomar en cuenta que en todo proceso siempre habrá una serie de actividades que agreguen o aumenten el valor, haciendo así que el producto final tenga un valor, calidad y precio más alto.


Paso 2: Identificar el Ámbito de Trabajo

Si bien no existe una regla definida, es ideal que el flujo de trabajo sea lo suficientemente manejable y se centre en el trabajo y los objetivos de un equipo específico.

Al tener armado el flujo de valor, es necesario especificar que fase será la protagonista para así visualizar en una Tabla de Kanban.El objetivo de este proceso es determinar qué funciones se incluirán en el producto o servicio que se decide construir. Para la identificación se debe trabajar bajo el concepto de características o resúmenes de ideas, entrevistas con usuarios y solicitudes de características de clientes reales.

A partir de esta fase, se pueden crear dos sistemas Kanban en los que el alcance gira en torno a los objetivos. Un sistema sirve para determinar las actividades y características que forman parte del servicio y el otro es para crear la característica en el servicio.


Paso 3: Mapear las Etapas del Flujo de Trabajo en Columnas en un Tablero

Las entradas y salidas que se han identificado en el primer paso de este ejercicio de visualización del flujo de trabajo y son indispensables para enumerar los pasos del proceso. Esas entradas representarán las tareas pendientes en el flujo de trabajo Kanban.

Para generar un tablero Kanban, ya sea de manera estándar o electrónica, realiza una tabla dividida en columnas (siendo cada una para cada etapa del flujo de trabajo) y coloca el nombre de cada etapa en la parte superior de las columnas.


Paso 5: Elige una Plantilla de Tarjeta para Cada Tipo de Trabajo

Una vez que se conocen las piezas que van dentro de las etapas en el flujo de proceso, ahora es el momento de ponerlas en su tablero Kanban.

A continuación, se debe seleccionar la información esencial para una tarjeta y para cada tipo de trabajo.

Asimismo, se selecciona cualquier etiqueta que tenga sentido para su equipo para indicar en qué elementos necesita comenzar a trabajar y cuándo se completa el trabajo para esos elementos.

También se puede hacer que los flujos de trabajo sean más específicos y tener sub pasos dentro de un paso del proceso.


Paso 6: Colocar los Ítems de Trabajo en Tarjetas Kanban

Para esta etapa, se deben emplear las tarjetas de colores y llenarlas con actividades. A continuación, se colocan las tarjetas en las columnas del tablero dependiendo de la etapa del trabajo y en las columnas, se ordenan según prioridad. De esta manera se identifican las prioridades y urgencias dentro de cada etapa.


Paso 7: Seguir el Flujo de Trabajo y Revisar el Proceso Periódicamente

Ahora que se tiene el tablero Kanban listo, es hora de poner el flujo de trabajo en práctica. Es momento de que las tareas naveguen hasta el tablero Kanban y luego revisar los resultados que obtiene.

El tablero ayudará a ver la verdadera capacidad de los miembros de su equipo dentro de cada paso del proceso y será de ayuda para administrar mejor el flujo de trabajo. También permitirá conocer los tiempos y alcances de sus procesos para administrar mejor el flujo de trabajo. En base a los resultados, se puede idear modelos de mejora de procesos para evolucionar y cambiar el flujo de trabajo de una empresa con el tiempo.

Esta etapa final comprende también la evaluación del proceso con regularidad y mejorar continuamente.


Basado en:



0 comentarios

コメント


bottom of page