La empresa de servicios de cuidados de pacientes holandesa Buurtzorg, pionera en prácticas de autogestión, ha llegado a tener un equipo de más de 9000 trabajadores con menos de 50 personas ejerciendo como personal de apoyo. Uno de muchos motivos por los cuales ha podido llegar a tener tanto éxito en temas de autogestión, es el manejo efectivo de sus reuniones de toma de decisiones
EL MÉTODO SDMI DE BUURTZORG
La empresa holandesa Buurtzorg para llevar a cabo un manejo efectivo de sus reuniones aplica un proceso de reunión estructurada al que denominan "Métodos de interacción basados en soluciones" o SDMI, por sus siglas en inglés.
Las reuniones de SMDI, cuentan con una estructura fija que es aplicada en cada una de los encuentros, esa estructura está conformada por:
Introducción.
Cierre de agenda.
Discusión de los elementos.
INTRODUCCIÓN
En primer lugar, la agenda comienza con la exposición y aceptación de un informe de la reunión anterior.
Una vez hecho esto se procede a una lectura de las noticias y los participantes exponen cualquier otro tema.
Si el tema expuesto en última instancia cobra relevancia durante esta parte de la reunión, se valora la opción de poner el nuevo tema en la agenda, siempre teniendo en cuenta el tiempo disponible.
CIERRE DE AGENDA
Cualquiera asistente debería poder agregar un tema a la agenda. El miembro que genera el elemento es el "propietario del elemento". El propietario del elemento determina la duración del elemento de la agenda.
Hay que tener en cuenta que la agenda inicial con la cual se llega a la reunión, es una agenda provisional y puede ser modificada en esta parte de la misma, introduciendo nuevos temas o eliminando algunos que pueden abordarse desde otra perspectiva (por ejemplo una reunión 1&1). La lista final de puntos de la agenda que se discutirán se determinará rápidamente.
DISCUSIÓN DE LOS ELEMENTOS
Luego, todos los elementos de la lista final se discuten uno por uno. Cada uno se analiza en un ciclo fijo de seis pasos:
1) El dueño del elemento introduce la pregunta o proposición que quiere resolver.
2) El autor del artículo presenta el motivo de la discusión del artículo.
3) El propietario del elemento indica el propósito de la discusión del elemento. Hay tres opciones:
el propietario del objeto puede notificar a otros.
solicitar asesoramiento.
solicitar una decisión.
4) Se realiza información, asesoramiento o toma de decisiones.
Las decisiones se toman instantáneamente preguntando:
"¿Quién apoya qué propuesta?".
Si no hay reunificación, se conserva el estado original.
5) Con consenso, los próximos pasos se dan respondiendo a dos preguntas:
¿Cuándo se implementará la decisión? ¿Y quién lo hará?.
6) El tema ya se ha discutido y el equipo pasa al siguiente punto de la agenda. Luego comienzan el ciclo nuevamente desde el paso 1.
ALGUNAS REGLAS Y CONSEJOS
Este método SMDI también nos ofrece algunos consejos y trucos que nos ayudarán a mantener la productividad de las reuniones.
Para determinar la lista de elementos en el programa, dicen que debemos:
Corroborar que la agenda provisional debe incluya los puntos que se presentaron antes de la reunión.
Tener en cuenta que se puede agregar elementos nuevos durante la reunión, pero solo si el tiempo lo permite.
Permitir que cualquiera envíe elementos para la agenda.
Asignar al miembro que creó el elemento como el “propietario del elemento”.
El propietario del elemento define la duración del elemento del calendario.
Se debe alentar a las personas a enmarcar los elementos del programa como preguntas.
Los moderadores hacen una lista final de los puntos de la agenda establecidos.
El facilitador no decide los factores, simplemente enumera todos los puntos de la agenda.
Durante la reunión alentar a las personas continuar con la discusión haciendo las siguientes preguntas:
¿Alguien tiene alguna sugerencia?
¿Cuáles son las ventajas y desventajas?
¿Cuáles son las consecuencias?
¿Quién está a favor y en contra de quién y por qué?
¿Una propuesta nueva o diferente?
¿Un nuevo argumento o uno diferente?
Si durante la reunión se pierde el foco de la misma, el enfoque de SDMI alienta a las personas a hacer las siguientes preguntas para volver a encarrilar las cosas:
Cuando las cosas parecen repetitivas, se las alienta a preguntar:
"¿Tiene alguna otra información nueva?"
Cuando las reuniones parecen haberse ido por la ramas, se alienta a las personas a preguntar:
"¿Qué tiene esto que ver con el tema que estamos discutiendo?"
Cuando hay caos, se alienta a las personas a nominar a un miembro del equipo, esperar a que esa persona se acerque y pregunte:
"¿Qué piensas?".
EN CONCLUSIÓN
Este es simplemente un modelo más que el cual una organización a encontrado exitoso, probablemente no puedas aplicar todo el marco de la misma manera que se hace en Buurtzorg, pero seguramente encontrarás útil alguna de sus partes.
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