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Kanban, gestión y medición del flujo.

Actualizado: 18 feb 2021

Monitorear el progreso y medir el desempeño es un componente clave del Kanban, la medición sirve para rastrear en el proyecto oportunidades de mejor para que el proceso sea más eficiente con el tiempo.

 
 

¿QUÉ ES EL FLUJO?

El flujo implica el movimiento de información o piezas de trabajo a través del proceso, de esta manera se visualiza la forma del desplazamiento de elementos a través no solo de las etapas, sino de los diferentes departamentos dentro de la empresa.


El principio de Kanban se basa en primera instancia en la visualización de un flujo de trabajo y segundo lugar en la limitación del trabajo en progreso, para asegurar que cada miembro agregue valor al producto o servicio final mediante la eficiente ejecución de sus actividades.


¿CÓMO SE MIDE EL FLUJO?

Gestionar y medir el flujo implica analizar que tan bien estos principios están generando impacto sobre la organización.

  • Sesiones Diarias de Stand-Up

El objetivo de las reuniones Kanban diarias es reducir el tiempo dedicado a las labores en todas las etapas, puesto que se centra en las capacidades de los trabajadores e identifica los cuellos de botella.

En estas reuniones usualmente participan todos los integrantes de un equipo y a menudo, el rol de líder es asumido por un gerente de proyecto o scrum master, segun sea el caso.

El equipo se centra entonces en el tablero Kanban. De manera que se estudian las tareas a profundidad y se discuten las opciones para las actividades más rápidas que permitan pasar rápidamente a la siguiente etapa.

El moderador de una reunión Kanban consulta a los miembros si hay trabas en las tareas, si la tarea está bloqueada se discute la situación para que todos aporten ideas y se pueda mejorar el flujo.

  • Diagrama de Flujo Acumulativo

El método Kanban se enfoca especialmente en la realización constante de mejoras progresivas y continuas. La verdadera base para examinar la eficiencia del proceso en una escala de tiempo más larga es el diagrama de flujo acumulativo.

El diagrama de flujo acumulativo es una herramienta indispensable que muestra la repartición de tareas en cada uno de los estados del proceso comercial, de manera que se acumulan a lo largo del tiempo.

Entonces se seleccionan colores y cada banda de color indica cuántas tareas están presentes en cada estado del proceso en un momento dado.

Por su parte el tiempo de ciclo promedio aproximado se puede calcular directamente a partir del diagrama, de manera rápida con la que puede obtener una evaluación visual de la estabilidad de su proceso.

Mediante el flujo se puede evaluar los cambios en el rendimiento del equipo, se pueden ver de un vistazo a partir de cómo cambian las bandas con el tiempo.

De manera que un aumento en la banda "Listo" simboliza se está entregando el trabajo más rápido. Por otro lado, un aumento de la banda "En curso" muestra que se está intentando desarrollar un cuello de botella.

Con esta herramienta se pueden detectar los cuellos de botella a medida que ocurren, así como también señales que suelen aumentar los tiempos de ciclo, disminuir el rendimiento, entre otros.

  • Tiempo de Entrega y Tiempo de Ciclo

El tiempo de ciclo es una métrica clave en Kanban y mide cuánto tiempo pasa una actividad en su proceso. El tiempo de ciclo difiere del tiempo de entrega, pues el de ciclo solo se mide desde que el equipo comienza a trabajar en la tarea.

Para calcular el tiempo de entrega, debe personalizar su diagrama de flujo para medir los datos desde el momento en que las nuevas labores integran a una columna (columna de espera).

Para medir el tiempo del ciclo, se personaliza el diagrama para medir los datos desde el momento en que las nuevas tareas ingresan a una columna que esté "En curso" (columna de actividad).

En tal sentido, el tiempo de ciclo es la medida que se usa directamente para determinar cuánto tiempo dura un proceso y le toma a un equipo entregar una tarea. Un tiempo de ciclo bajo implica que el trabajo se está haciendo de manera eficiente, mientras que un ciclo alto, muestra que hay algo que está estancando el proceso. El objetivo del Kanban es mantener los tiempos de ciclo bajos, de manera que se reduce los tiempos de entrega, lo que además acarrea una alta satisfacción del cliente.

Es posible ver cómo evolucionan los tiempos de ciclo con el pasar del tiempo utilizando un diagrama de tiempo de ciclo y a su vez pueden utilizarlos para predecir los tiempos de entrega de trabajo futuros.

El tiempo de entrega es aquel que abarca la movilización de los elementos en el proceso y el tiempo de ciclo, es aquel en el que realmente se está trabajando en el producto o servicio final. Una medición de estos ciclos avisa del rendimiento del proceso: el tiempo que toma producir los resultados.

La gestión de flujo de trabajo le permite al usuario o empresario aumentar las posibilidades de mejorar los procesos en el ámbito laboral, de manera que se pueden focalizar los problemas y trabas para buscarles solución óptima.

Monitorear los tiempos hará que el proceso esté en continua mejora y ayudará a comprender las actividades prioritarias y a trazar planes específicos.

Lo que se trata de conseguir es que el sistema sea predecible y que funcione de forma adecuada, eso hace que la empresa se pueda adaptar a rápidos cambios y que se enfoque en los objetivos claros.

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